Prilikom organizacije događaja morate misliti na milion stvari, ali ceo proces nije preterano težak ukoliko se držite unapred predviđenog plana spremni na moguće krize. Nezaobilazan Marfijev zakon, kada sve krene naopako glavni je okidač koji organizaciju događaja može da odvede u pogrešnom pravcu i oteža vam posao, ali ne očajavajte i rešavajte probleme u hodu.
Svaki događaj je priča za sebe, pa prema tome ima i jedinstvene zahteve. Postoje određene stvari kojih se u organizaciji morate pridržavati. Pored brojnih obaveza organizacije događaja, postoje i brojne pogodnosti koje ceo proces donosi, te je sigurno da će vam cela organizacija biti nezaboravno iskustvo.
U daljem tekstu vam navodimo šta sve podrazumeva organizacija događaja i kako da vaš događaj prođe baš onako kako želite.
Cilj događaja – šta želite da postignete događajem?
Najvažnije je da koncipirate događaj do sitnih detalja. Stavite na papir nekoliko ideja i zamisli koje želite da postignete samim događajem, pa na sastancima prodiskutujte sa kolegama i prikupite nove ideje. Budite originalni i ne plašite se izazova.
Ustanovite da li će događaj biti o aktuelnosti ili o nekoj kontroverznoj temi, kao i da li će događaj imati edukativnu funkciju ili će biti organizovan u svrhu promocije. Često su događaji organizovani sa ciljem proslave nekog poduhvata, te je najbolje sam cilj odrediti pre nego što se upustite u samu organizaciju.
Odredite budžet koji vam je na raspolaganju
Za organizaciju događaja veoma je bitan budžet, pa ukoliko on ne zavisi isključivo od vas, konsultujte se sa odgovornim za novac kako biste znali sa kolikim budžetom raspolažete. Od novca često zavise mnoge stavke u organizaciji, te je najbolje odmah na samom početku imati cifru koja može biti utrošena na događaj.
Odgovarajuće vreme i prostor za realizaciju događaja
U zavisnosti od svrhe događaja i cilja, bitno je odabrati najidealnije mesto i vreme same realizacije dešavanja. Ukoliko pravite događaj van vaših poslovnih prostorija, u velikom broju slučajeva će vam biti potrebna dozvola za realizaciju događaja u određenom prostoru, koju bi trebalo da imate kod sebe sve vreme dok traje događaj.
U skladu sa brojem govornika, učesnika i gostiju birajte prostor kako bi za sve bilo dovoljno mesta. Potrudite se da obezbedite parking, kao i da obavestite goste koje linije gradskog prevoza prolaze kod mesta događaja. Mislite i na vremensku prognozu, ukoliko se odlučite za događaj na otvorenom.
Izbegavajte vreme praznika, jer mnogi putuju tada ili odmaraju u krugu porodice. Najidealnije vreme je vikend, kako bi svi učesnici bili u prilici da dođu na događaj. Ako se pak odlučite za radni dan, savetuju se utorak ili sreda, jer su ljudi i dalje odmorni i željni nekog dešavanja kako bi razbili monotoniju radne nedelje.
Relevantni govornici i gosti događaja
Ključni deo događaja su učesnici i govornici, pa se postarajte da ih pozovete na vreme, idealno bi bilo 6 meseci pre samog događaja kako biste znali svoje govornike unapred, a i kako biste im pokazali da cenite njihovo vreme. Obavestite ih o temi događaja, učesnicima i drugim govornicima da ih ne biste doveli u neprijatnu situaciju ukoliko su u zavadi sa nekim od drugih govornika.
Izaberite relevantne govornike, koji imaju šta da kažu o odabranoj temi, ali i one koji umeju svoje znanje da prenesu na druge i poseduju veštinu prezentovanja. Takođe se informišite o samom govorniku, o njihovim dosadašnjim gostovanjima, iskustvima, o tome šta im odgovora, a šta ne, kako bi se govornik osećao prijatno na samom događaju.
Promocija i najava događaja
Osnovno što privlači ljude na vaš događaj svakako su sama tema i govornici, ali uz pomoć veoma popularnih društvenih mreža možete najaviti sam događaj i pozvati učesnike da se prijave i budu deo dešavanja, ali pazite da targetirate adekvatnu grupu ljudi koja bi možda bila zainteresovana za vaš događaj.
Svakako da bi promocija preko medija bila veoma poželjna, te se postarajte da se promovišete i u štampanim i u elektronskim medijima. Medije odaberite u zavisnosti od teme i cilja samog događaja.
Dodatni saveti u vezi sa organizacijom događaja
Pored navedenih stavki, postoje još neke stvari na koje morate misliti:
- Ketering – u zavisnosti od broja gostiju, rezervišite hranu i piće na vreme, kako biste obezbedili potreban ketering za događaj;
- Pozivnice – pored event forme na facebook-u, pošaljite i mail svojim učesnicima. Obavezno pošaljite agendu sa tačnom satnicom i temama. Ukoliko je reč o događaju koij zahteva određenu kotizaciju, naglasite u samoj najavi, kako bi ljudi na vreme obezbedili svoje mesto;
- Anketa za kraj (evaluacija događaja) – na samom kraju dešavanja podelite učesnicima evaluaciju ili im pošaljite putem mail-a, kako biste saznali koje su to vaše jake strane, a šta bi trebalo unaprediti.
Ukoliko vam je potrebna pomoć pri organizaciji događaja, obratite se stručnjacima koji vam mogu pomoći i olakšati posao. A ukoliko se odlučite da sami organizujete događaj, držite se unapred napravljenog plana kako bi sam događaj protekao kako želite i kako bi cela organizacija bila uspešna.
